為什麼 Excel 比 Word 更適合整理詞彙?

幾位熱心的譯者曾給我看過他們整理的個人詞彙(glossary),其中不少人是用 Word 格式來彙整自己的資料,關於這點我有一些建議。簡單來說,整理個人詞彙還是用 Excel 比較合適。

 

我猜譯者會用 Word 整理詞彙,大概是因為它是文字工作者平日最常接觸的文書軟體,最熟悉它的介面和用法,所以直覺上很容易就拿它來處理。不過,用 Word 處理的問題在於它缺乏彈性,寫了之後要再編輯非常困難,得整個改掉重寫。至於 Excel,由於它內建許多排序、篩選和公式,寫的時候只要按照欄位填寫,之後的編輯就會非常有彈性,可按照自己的需求隨時調整。

 

簡單來說,Word 是非結構化資料,寫入後難以編輯;Excel 是結構化資料,寫入後容易編輯。不過,如果你是用 Termsoup 翻譯,翻譯時隨手使用的「新增個人詞彙」功能,都可以讓你輕鬆匯出 Excel 格式!

 

舉個例子來說,如果用 Word 做詞彙,大致上會像下面的圖那樣,一欄寫原文,另一欄寫譯文。這樣做的缺點是這些欄位本身沒有彈性,每一筆詞彙寫進表格裡也沒有彈性,要改的話只有刪除格子或文字重新輸入,也不能按照字母或筆劃排序。這是因為Word 的表格只有人類肉眼看起來才認為它是表格,但對電腦來說它不是「真正」的表格,它只是一個又一個框框,所以無法拿來當成資料處理、演算。

 

但是,如果我們把這個表格貼到 Excel,情況就完全不同了!如果 Word 的表格做得整齊,一筆原文正好對應到一筆譯文(這一點很重要),那麼 Word 表格貼進 Excel 之後就可以直接利用 Excel 的各項功能,因為對電腦來說 Excel 上的格子才是真正的資料欄位。

 

「排序」是 Excel 裡非常重要的功能。如果我們幫每一欄加個欄位標題(例如 eng、中文、領域),並且幫每一筆詞彙加上的領域(或類別)的欄位,整個表會看起來更完整。然後,可以用排序的功能依照不同欄位排序。下圖是依照 “Eng” 這個欄位排序以及排序的結果。

 

 

Excel 可以做的可多呢!如果熟悉一些常用的指令或公式,用 Excel 整理資料很是方便。例如,看見不需要大寫的地方卻出現大寫會讓我渾身不自在,這時候就可以用 =lower() 指令把它們都變成小寫。

 

如果使用 Termsoup 翻譯,建立個人詞彙表的工作可以很「順便」就做好了。Termsoup 有一個「新增個人詞彙」的功能,只要在翻譯時順手按熱鍵就可以建立詞彙,建好的詞彙也可以匯出成 Excel 檔,方便大家自行利用。只要在「個人詞彙」的頁面按下「匯出 Excel」的按鈕,就可以把自己建立的詞彙存成 Excel。

 

這是我在 Termsoup 建立的詞彙,一個英文詞彙對應到一個中文詞彙,是非常「乾淨」的資料,後續可用 Excel 作各種排序、篩選、公式演算等。

 

即使是沒有用 Termsoup 的譯者,還是建議大家在整理詞彙時盡量用 Excel 來做,這樣將來要多方利用也比較方便。有些譯者和我說,他們不熟 Excel,所以就算用 Excel 做了以後還是不會用。我的想法是,就算現在還用不到或是不會用,但讓資料保持彈性以後要用才方便,用 Word 會讓自己失去彈性,久了累積的資料一多便越來越難改了。

 

在資訊時代,為了日後編輯、再利用的方便,應盡可能將資料拆解到「最小有意義單位」,並以不同的資料欄位來儲存這些單位。以譯者建的詞彙來說,最小有意義單位就是原文和譯文,這兩個資料應該存在不同的欄位。Word 雖然可讓使用者建立表格,但 Word 裡的表格嚴格算起來不算是不同欄位,只是人類的「肉眼」(配合人腦)看起來覺得它有不同欄位,但對電腦的「電眼」來說它只是一個框框(圖形),所以框框和框框裡的文字並不具備欄位可演算的屬性。只有當我們把 Word 的表格貼進 Excel 之後,表格才算是真正取得欄位的屬性,進而可以演算。

 

但是,Word 表格能夠直接貼進 Excel 也不是一件「理所當然」的事。由於目前通行的 Word 和 Excel 都是微軟公司開發的,因此開發時已經把兩種軟體的相容性考慮進去,因此才能做到幾乎可直接貼入的情況。後來開發相似軟體的公司,也因為大眾已經習慣微軟的介面,所以大多會依照既有規格去開發(例如 Google 雲端文件和試算表)。但是,如果 Word 的表格複雜一點,例如有合併欄位或資料對應不齊,那麼貼進 Excel 還是有可能出錯。因此,建議大家在建立詞彙時,還是一開始就用 Excel 最保險,而且也可以強迫自己把資料建得很清楚(一個原文對應一個譯文),這樣以後就可以多方利用了~

 

Termsoup 雲端翻譯軟體,協助譯者更快完成翻譯任務。我們提供一站式翻譯稿件介面,讓譯者在同一個畫面翻譯、查詢詞彙、新增個人詞彙、使用個人翻譯記憶等,大幅減少跨網站、跨介面不便。

 

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